Wdrożenie unijnego rozporządzenia eFTI (Electronic Freight Transport Information) fundamentalnie zmienia zasady zarządzania dokumentacją w branży TSL, zastępując tradycyjne papierowe protokoły ujednoliconą, cyfrową wymianą danych transportowych we wszystkich krajach członkowskich.

Czym jest rozporządzenie eFTI?

Rozporządzenie eFTI to unijna inicjatywa prawna mająca na celu stworzenie jednolicie działającego środowiska do elektronicznego przekazywania informacji o przewozie towarów.

Przepisy te zobowiązują organy administracji publicznej do akceptowania cyfrowych dokumentów transportowych, co eliminuje konieczność wożenia papierowych formularzy i przyspiesza inspekcje drogowe.

Kogo dotyczy eFTI w branży transportowej?

Nowe wymogi prawne obejmują całe spektrum podmiotów operujących w łańcuchu dostaw, w tym przewoźników drogowych, operatorów logistycznych oraz organa kontrolne.

Każde przedsiębiorstwo realizujące międzynarodowe usługi transportowe będzie musiało dostosować swoje systemy do odbioru oraz przekazywania ustrukturyzowanych danych.

Unijne ramy prawne cyfryzacji dokumentów przewozowych

Standard eFTI opiera się na rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056, które precyzuje techniczne zasady wymiany informacji. Unijne ramy prawne gwarantują pełną spójność formatów danych, co z kolei pozwala uniknąć problemów interpretacyjnych podczas transgranicznych przewozów.

Wykaz cyfryzowanych dokumentów: Od e-CMR po zezwolenia i certyfikaty

Cyfryzacja obejmie szeroki wachlarz formularzy stosowanych dotychczas w wersji drukowanej.

Zmiana dotyczy zarówno standardowego listu przewozowego e-CMR, jak i wszelkich zezwoleń transportowych, certyfikatów fitosanitarnych, dokumentów odprawy celnej czy protokołów przewozu ładunków niebezpiecznych ADR.

Harmonogram wdrażania eFTI: Weryfikacja przepisów oraz terminy

Proces przechodzenia na pełny obieg cyfrowy został podzielony na określone fazy czasowe, aby branża mogła bezproblemowo wdrożyć nowe technologie. Właściwe zrozumienie tych etapów pozwoli uniknąć przestojów flotowych i kar za niedopełnienie obowiązków.

Etap testowy i certyfikacja platform przewozowych

Przed powszechnym obowiązkiem stosowania nowego standardu wprowadzany jest etap walidacji rozwiązań IT. W tym okresie niezależne jednostki przyznają certyfikaty platformom przewozowym oraz dostawcom oprogramowania, dbając o ich zgodność z restrykcyjnymi wytycznymi technicznymi Unii Europejskiej.

Lipiec 2027: Obligatoryjne akceptowanie cyfrowych danych przez organy kontrolne w Unii Europejskiej

Niezwykle istotnym momentem w harmonogramie jest lipiec 2027 roku. Od tego miesiąca wszystkie służby kontrolne w Unii Europejskiej będą prawnie zobowiązane do przyjmowania cyfrowych danych od kierowców, zastępując dotychczasowy obowiązek okazywania papierowych wersji papierów przewozowych.

Perspektywa po 2027 roku: Przejście z papieru na format cyfrowy dla przewoźników i spedytorów

Kolejne lata przyniosą stopniowe wygaszanie formy papierowej również w relacjach komercyjnych (B2B). Chociaż eFTI skupia się na relacji przedsiębiorstwo-organ publiczny, to cyfrowa standaryzacja sprawi, że tradycyjny papierowy list przewozowy odejdzie w zapomnienie w codziennych relacjach handlowych.

Korzyści z cyfryzacji obiegu dokumentów w codziennej pracy firmy TSL

Przejście na cyfrowe wersje dokumentów to nie tylko obowiązek prawny, lecz także ogromna szansa na wygenerowanie oszczędności operacyjnych. Przedsiębiorstwa, które sprawnie przeprowadzą transformację technologiczną, zyskają przewagę rynkową oraz zoptymalizują koszty obsługi flotowej.

Skrócenie czasu odpraw i kontroli drogowych

Głównym zyskiem ze wdrożenia cyfrowych informacji jest bezproblemowa weryfikacja ładunku. Podczas sprawdzania pojazdu przez uprawnionych funkcjonariuszy inspekcji transportu drogowego dane przesyłane są błyskawicznie, co eliminuje długi postój auta na punktach kontrolnych i parkingach.

Bezpieczeństwo danych oraz eliminacja błędów manualnych

Elektroniczny obieg gwarantuje najwyższą integralność wprowadzanych informacji. Automatyczne uzupełnianie pól systemowych znosi ryzyko zagubienia fizycznych kartek, popełnienia pomyłek pisarskich czy zniszczenia dokumentów podczas trasy przez niekorzystne warunki atmosferyczne lub nieuwagę.

Integracja z systemami TMS, ERP oraz e-Fakturowaniem

Wykorzystanie otwartych interfejsów programistycznych API pozwala na pełną synchronizację danych transportowych z firmowym oprogramowaniem TMS i ERP. Dzięki temu proces fakturowania usług spedycyjnych może nastąpić natychmiast po wyładunku towaru u odbiorcy.

Jak przygotować przedsiębiorstwo przewozowe i spedycyjne do eFTI?

Przystąpienie do zmian wymaga odpowiedniego rozplanowania działań wewnętrznych z należytym wyprzedzeniem. Zlekceważenie etapu przygotowawczego może doprowadzić do braku kompatybilności systemowej z wymaganiami stawianymi przez urzędy w całej Europie.

Audyt procesów dokumentacyjnych w firmie

Pierwszym krokiem powinno być skrupulatne przeanalizowanie obiegów informacyjnych w przedsiębiorstwie.
Należy zweryfikować, które podstawowe dokumenty transportowe generowane są w formie tradycyjnej, a następnie określić ścieżki ich cyfryzacji we współpracy z partnerami handlowymi.

Wybór certyfikowanej platformy eFTI i odpowiedniego dostawcy oprogramowania

Inwestycja w nowoczesne narzędzia informatyczne musi być oparta na weryfikacji dostawców. Firma przewozowa powinna korzystać wyłącznie z usług dostawców platform eFTI posiadających oficjalne akredytacje, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych i spójność ze schematami UE.

Szkolenia kierowców, dyspozytorów i spedytorów

Nawet najlepsze oprogramowanie nie spełni swojej roli bez odpowiednio przygotowanego zespołu.
Niezbędne jest przeprowadzenie praktycznych warsztatów dla kadry spedycyjnej oraz kierowców z obsługi aplikacji mobilnych, służących do prezentowania danych podczas ewentualnej weryfikacji drogowej.

Wyzwania techniczne oraz organizacyjne podczas wdrażania zmian

Przejście na pełny obieg elektroniczny wiąże się z koniecznością poniesienia nakładów na infrastrukturę IT oraz dostosowania procedur operacyjnych.
Przedsiębiorstwa muszą uwzględnić konieczność zapewnienia stabilnego dostępu do internetu dla kierowców, zarządzania cyfrową autoryzacją czy spójnego integrowania systemów takich jak monitoring przewozu towarów wrażliwych SENT.

Dodatkowo wyzwaniem bywa wypracowanie spójnych standardów pracy ze wszystkimi uczestnikami międzynarodowego łańcucha dostaw.
Rozporządzenie eFTI wyznacza nowy rozdział w historii europejskiego sektora transportowego, stawiając na automatyzację, transparentność oraz bezpapierowy obieg informacji.

Dostosowanie procesów operacyjnych do nadchodzących regulacji prawnych wymaga sporych nakładów pracy, ale w dłuższej perspektywie przynosi zauważalne oszczędności czasu i środków finansowych.

Jako Bial-Mich stale śledzimy zmiany w przepisach branżowych, dostarczając klientom wyłącznie najwyższej jakości kompleksowe usługi spedycji międzynarodowej oraz dbając o sprawne załatwianie wszelkich spraw formalnych, w czym pomaga nasza profesjonalna agencja celna.

Zachęcamy do śledzenia naszych publikacji i nawiązania współpracy z doświadczonym partnerem logistycznym.

Spodobał Ci się ten artykuł?

Kliknij gwiazdkę by ocenić!

Średnia ocena 5 / 5. Liczba głosów: 1

Jak dotąd nie ma żadnych głosów! Bądź pierwszym, który oceni ten post.